长春光华学院公文处理办法

 第一章 总 则

第一条 为推进学校公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕7号），结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于收到上级下发公文的办理和学校党委、行政，以及党政职能部门、各教学科研单位、群团组织（以下简称各单位）的公文拟制、办理、管理等工作。

第三条 学校公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，部署学校工作，公布规章制度，指导和协调工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 党政办公室是学校党政公文处理的管理机构，负责学校各类公文的处理工作，并对校内各单位的公文处理工作进行指导和督促检查。

第六条 各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，健全管理制度，由专人负责。各单位主要负责人为本单位公文处理工作第一责任人。

第二章 公文种类

第七条 学校常用的公文种类有：

（一）决议。适用于学校重要会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适应于学校对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销不适当的决定事项。

（三）通告。适用于面向全校或一定范围公布应当遵守或周知的事项。

（四）意见。适用于学校和各单位对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求全校或有关单位周知、执行的事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于学校和各单位表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于学校向上级单位或各单位向学校汇报工作、反映情况、回复询问。

（八）请示。适用于学校向上级单位或各单位向学校请求指示、批准。

（九）批复。适用于学校或职能部门经学校授权答复校内各单位提出的请示事项。

（十）函。适用于学校和各单位与不相隶属单位间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载学校各级各类会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第八条 学校公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可使用发文单位全称或者规范化简称。

（五）发文字号。发文字号由发文单位代字、年份和发文顺序号组成。联合发文，只标明主办单位的发文编号。

（六）签发人。上行文应当注明签发人姓名。

（七）标题。标题要简明、准确、一目了然，由发文单位名称、事由和文种组成。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位简称。

（九）正文。公文主体，叙述公文主要内容，要求情况确凿，言简意赅。

（十）附件说明。公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前，注明附件的顺序号和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者学校领导签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

（十三）印章。学校公文一般应加盖印章，并与署名单位相符，印章盖在发文日期上。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第九条  学校各类公文格式均按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十条  学校公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十一条 学校公文用纸一般采用国际标准A4型。

第四章  行文规则

第十二条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。严格控制公文数量。凡属以下情况的，不再制发公文：国家法律法规和党内法规已作出明确规定的；对某项工作已作出安排部署、明确任务的；仅进行工作表态、没有实质性内容的；某项工作的政策已经明确，执行过程中出现了新情况、新问题但没有新的措施或者办法，只作一般性号召或者重申已有规定、要求的；使用电话、传真、邮件等其他手段可办理的。

第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况确需越级行文的，应当同时抄送被越过单位。

第十四条 向上级单位行文，一般用请示、报告等文种。

（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

（二）请示应当一文一事。不得在报告、纪要等非请示性公文中夹带请示事项。

（三）各单位请示报告的主要事项，属于学校职能部门职权范围内的，应当直接向职能部门行文，职能部门认为需要向学校请示报告的，应提出倾向性意见后上报，不得原文转报。

第十五条 学校向同级或者不相隶属的单位之间行文，一般用函、意见等文种。校外单位征求学校意见的公文， 以函件形式回复。

第十六条 学校向各单位发布公文，一般用通知、通报、意见、决定、批复、纪要等文种。各单位按职责分工可发布业务范围内的公文，一般以通知的形式布置具体操作性工作等事项；涉及多个单位的，可由一个单位牵头，联合行文。

第十七条  校内各单位一般不对外正式行文。确需行文的，只限在职责范围内与业务对口单位的工作联系、开具相关证明等。重要事项须报请分管校领导同意。

第五章  公文拟制与发文办理

第十八条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十九条  公文起草应严肃认真，遵循以下原则：

（一）符合党和国家的法律法规以及党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）观点鲜明、主题突出，所提措施和办法切实可行。

（三）深入调查研究，充分进行论证，注重听取和吸收专家学者和师生意见。

（四）文种正确、格式规范，表述准确、文字精炼。

第二十条  起草公文时，内容涉及校内其他单位职能的，主办单位应主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文。经协商不能取得一致意见的，主办单位应当列明各方意见及理据，提出建设性意见，连同文稿一并报请分管校领导协调、审定。

第二十一条  所有公文须按国家、教育部信息公开有关规定确定公开属性。不予公开或依申请公开的，应在公文中标明。

第二十二条  以学校名义印发的公文，经主办单位负责人审核同意后，提交至党政办公室审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提措施和办法是否切实可行。

（三）涉及其他有关单位职权范围的事项，是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

经审核不宜发文的公文文稿，退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

第二十三条  学校印发的各类公文，须经分管校领导、校长或党委书记签发。

第二十四条  发文办理主要程序是：

（一）复核。经校领导签发的公文，印发前由党政办公室对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，报原签发人复审。

（二）登记。对复核通过后的公文，由党政办公室统一编号，确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。学校各类公文由党政办公室统一印制。涉密公文须在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕，党政办公室对公文的文字、格式和印刷质量检查无误后，在学校智慧校园平台校内公文专栏中发布。除上行文、涉密公文以及不予公开的公文以外，其他公文一般通过智慧校园平台校内公文专栏发布，不再以纸质形式下发。

第二十五条  公文签发由主办单位工作人员在拟印发日期前至少3个工作日通过学校智慧校园平台办事大厅中公文签发提交申请。涉密公文以及不予公开的公文申请纸质公文签发单。

第六章  收文办理

第二十六条  收文办理指对收到上级下发的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办、答复等程序。

第二十七条 党政办公室负责统一接收送发学校的各类公文。

通过上级单位各类电子公文传输系统发至学校的电子公文以及外来非密纸质公文，党政办公室应及时签收并登记编号，电子公文上传至学校智慧校园平台统一门户，非密纸质公文线下通过文件传阅单进行传阅，由党政办公室主任提出拟办意见后，经校领导批示，承办部门要严格根据领导的批示，抓好工作落实，确保各项工作按时保质完成。

通过上级单位发至学校的涉密文件，由党政办公室统一管理，经办公室登记后，线下通过涉密载体传阅单进行传阅，由党政办公室主任提出拟办意见后，送校领导批示，承办部门要严格按照《中华人民共和国保守国家秘密法》及学校相关要求落实工作。

校内任何部门或单位收到上级正式公文，或外出开会带回正式公文，必须送党政办公室登记办理，不得直接签批或传阅。

第二十八条  公文办理中遇有涉及其他单位职权的事项，主办单位应当主动与有关单位协商；如有分歧，主办单位负责人要出面协调，如仍不能取得一致时，可以提出明确意见经党政办公室上报主管校领导审批、裁定。

第二十九条  审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意。没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十条  送负责人批示或者交有关单位办理的公文，党政办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第三十一条 公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第七章  公文管理

第三十二条 学校各单位应当建立健全公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第三十三条  严格落实涉密公文保密管理有关规定。  

（一）因工作需要须复印、翻印涉密公文时，除绝密级和注明不准翻印的以外，相关单位须提交《学校涉密载体制作/复制审批登记表》，经党政办公室主任同意，可以复印、翻印。翻印及复印的涉密公文，视同正式涉密公文管理，要严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及学校相关保密工作规定。

（二）因工作需要使用、借阅涉密公文时，相关单位须提交涉密载体借阅申请单，经党政办公室主任同意，方可使用、借阅。要按照规定时间内及时返还，未经批准，不得随意扩大知悉范围。

（三）因工作需要携带或外发涉密公文出校时，须提交携带/外发涉密载体出校审批表，经党政办公室主任同意，方可出校。在外出过程中采取必要的安全保卫措施，严禁将涉密公文带到与工作无关的场所。

第三十四条  不具备归档和存查价值及存档后多余的公文，经过鉴别后并经党政办公室主任批准，可以销毁。销毁涉密公文应当履行清点、登记、审批手续，并送交保密行政管理部门设立的销毁工作机构或指定的单位销毁。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十五条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行。需要变更的，应当经发文单位批准。

第三十六条 公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位根据职权范围和有关法律规定决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十七条  校内单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤消时，需要归档的公文按有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗、离职时，所在单位要及时将其暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章  附  则

第三十八条 本办法自发布之日起施行，由党政办公室负责解释。

 

附件：1. 附件1：长春光华学院发文流程图.docx

2. 附件2：长春光华学院收文流程图.docx