长春光华学院合同管理办法（修订）

 第一章 总 则

第一条 为规范学校合同管理，防控合同法律风险，深入推进依法治校，根据《中华人民共和国民法典》等法律法规和《长春光华学院章程》，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称合同，是指学校开展教学、科研以及其他活动时，与自然人、法人和非法人组织等平等主体之间设立、变更和终止权利义务关系的协议。

战略合作协议、备忘录、承诺函等其他不具有实质权利义务内容的文书，参照本办法管理。

第三条 本办法所称合同管理，是指学校或者学校授权单位制定和修改有关合同管理制度，以及对合同的起草、审查、签订、履行、变更和解除、纠纷处理、备案和存档进行监督、检查、评估等管理活动。

第四条 学校合同管理实行统一授权、归口管理、分工负责的工作机制，实现合同管理与业务职责相统一。

第五条 学校各部门以及合同承办人员、管理人员在办理合同工作过程中应当遵循下列原则：

（一）坚持党的领导，实施党的政策；

（二）依法签订合同，保证合同的合法性；

（三）切实履行合同，保证合同的有效性；

（四）有效监控合同，保证资料的完整性；

（五）及时处理合同纠纷，维护学校的合法权益。

第六条 学校加强合同范本管理。起草学校各类合同，应当优先使用国家、行业制定或学校统一制定的合同范本。

合同业务主管部门应当根据管理需要，制定相关业务的合同范本。

第七条 学校以及各部门不得签订经济担保合同，未经批准不得签订投资合同和借贷合同。

第八条 学校各部门应当重视对合同的管理，完善内部管理制度，配备相应的合同管理人员，加强协调配合，提高合同管理水平。

任何单位和个人不得以任何方式泄露在合同订立与履行过程中涉及的国家祕密、工作秘密或者商业秘密。

第二章 合同管理基本制度

第九条 学校合同事务由合同综合管理部门、合同归口管理部门以及合同承办单位依各自权责进行管理和办理。

第十条  党政办公室是学校合同事务的综合管理部门，主要职责包括：

（一）制订学校合同管理的基本规章制度；

（二）审核学校相关部门制定的合同管理实施细则或者内部管理制度；

（三）对学校相关部门的合同管理工作进行监督、检查、评估；

（四）保管以学校名义签订的合同；

（五）完成学校交办的其他工作。

第十一条 学校各业务主管部门，是业务相关合同事务的归口管理部门，主要职责包括：

（一）制订归口管理范围内的合同管理实施细则、内部管理制度以及合同范本；

（二）负责归口管理范围内的合同审批、编号、备案、监督、检查、评估；

（三）督促归口管理范围内的合同履行；

（四）负责就其他合同中涉及本部门职权范围内的事项，进行业务审核，提出审核意见；

（五）负责归口管理范围内合同的法人授权委托事宜；

（六）协调处理归口管理范围的合同纠纷以及法律诉讼；

（七）学校授权范围内的其他工作。

第十二条 合同归口管理部门制定的合同管理实施细则和内部管理制度，应当对其归口管理范围内有关合同事务的下列事项作出规定：

（一）管理范围内的订立书面合同的条件、合同分类和相应承办单位；

（二）合同的审查范围、审查内容、审查标准、审查时限；

（三）合同的审批程序、签署权限；

（四）合同的授权委托审批；

（五）合同的编号规则；

（六）合同备案以及资料管理制度；

（七）合同的监督、检查、评估；

（八）其他必要事项。

第十三条 合同业务主管部门的归口管理范围如下：

（一）党委组织部负责归口管理包括但不限于使用党费和党建工作经费开展党员教育和党员培训等合同；

（二）党政办公室负责归口管理捐赠合同、各类国内合作合同，包括但不限于校地合作和校校合作等合同；

（三）人事处负责归口管理人事类合同，包括但不限于聘用教职工、高层次人才等合同；

（四）董事长秘书室负责归口管理聘任法律顾问等合同；

（五）财务处负责归口管理金融服务类合同，包括但不限于贷款和工资代发代缴等合同；

（六）教务处负责归口管理本专科层次的办学合同，包括但不限于合作办学、本专科实习实践教学基地、教材出版、产学合作协同育人、校企合作等合同；

（七）科研处负责归口管理科技类、人文社会科学类合同，包括但不限于纵向科研合同、横向科研合作、科技成果转化、专利申报、科研图书出版等合同；

负责归口管理学校各研究院、研究中心签署的各类合同；

（八）学科建设办公室负责归口管理研究生层次的办学合同，包括但不限于研究生层次合作办学、联合培养等合同；

（九）招生办公室负责归口管理招生类协议，包括但不限于招生宣传协议等合同；

（十）就业指导中心负责归口管理就业服务类协议，包括但不限于就业育人合作、实习就业基地合作协议等合同；

（十一）资产设备处负责归口管理学校集中采购合同，通过履行采购程序签订的包括但不限于货物、仪器设备和服务类采购等合同；

（十二）信息技术中心负责归口管理银校合作项目有关校园网络与信息技术服务合同，包括但不限于校园网络基础设施建设、信息系统建设、信息化资源建设、信息化设施和系统运维等合同；

（十三）国际交流学院负责归口管理国际及港澳台合作协议，包括但不限于校际合作、校企合作、外籍教师聘任、教师交流、学生交流和学生交换等合同；

（十四）图书馆负责归口管理图书、教材采购等合同；

（十五）基建办公室负责归口管理涉及学校土地、房屋建筑的合同，包括但不限于征收、拆迁补偿协议、土地使用权等合同，房屋建设工程施工、技术服务、房屋使用权等合同；

（十六）后勤保障处负责归口管理后勤保障类合同，包括但不限于能源管理、水电暖和燃气费用、水电暖和燃气维修改造工程等合同；

（十七）后勤物业管理处负责归口管理后勤服务类合同，包括但不限于维修改造工程、住房管理、绿化工程、保洁服务外包、食堂档口经营管理等合同；

（十八）其他各职能部门负责职责范围内合同的归口管理工作。

上述归口管理部门的名称或者职责调整的，合同归口管理部门为调整后的相应部门。

学校规范性文件对合同事项所涉的业务类型有业务归口管理规定的，合同归口管理部门为相应的业务归口管理部门。

未列入合同归口管理部门归口管理的合同，由党政办公室协调合同相关业务主管部门进行管理。

第十四条 使用纳入学校预算管理的资金办理的资产出租合同、资产处置合同以及货物、工程和服务的釆购事项，应当同时按照学校招标与采购管理相关制度执行。

第十五条 学校各单位按照各自职责或者学校授权，为相应合同的承办单位，负责具体承办有关合同，其主要职责为：

（一）负责所承办合同的可行性分析论证和合同相对方的资信调查；

（二）负责合理安排所承办支出合同的资金来源，避免签订无资金来源合同；

（三）负责合同的谈判和文本起草，将合同提交合同归口管理部门审查，并在审查通过后提请校长、董事长签署或者校长、董事长授权签署；

（四）将合同及时提交合同归口管理部门备案，提交学校党政办公室存档；

（五）负责具体执行合同，跟踪掌握合同履行情况，及时向学校汇报合同履行过程中发生的问题，提出解决问题的意见和建议，收集保管合同签订以及履行过程中形成的有关资料；

（六）处理或者协助处理合同纠纷；

（七）完成学校交办的其他工作。

合同承办单位为两个或者两个以上单位的，可根据工作分工和学校授权，分为主要承办单位和协助承办单位，一般由主要承办单位承担上述职责，需要协助承办单位承担部分职责或者提供有关配合的，由主要承办单位进行协调或者申请学校领导进行协调。

第十六条 合同承办单位应当在本单位指定合同承办人，负责具体承办合同有关事务。合同承办人应当为学校在岗正式工作人员，合同谈判、签订、履行以及纠纷处理过程中承办人工作调动的，承办单位应当及时确定新的合同承办人。原承办人应当在单位负责人监督之下办理合同管理交接手续，未完成交接者，所在单位不得为其办理调动手续。

合同承办人应当依照法律法规和本办法的规定，按照所在单位统一部署和要求开展工作，参与办理合同自最初协商起至履行完毕期间的所有相关事务，对出现的任何与合同有关问题，承办人应当及时向本单位负责人进行报告。

第三章 合同起草

第一节 一般规定

第十七条 合同原则上应当由我方或者以我方为主起草。合同文本一般由合同承办单位起草，重大合同或者法律关系复杂的特殊合同应当由学校聘请的法律顾问参与起草。

使用国家、行业制定或者学校统一制定的合同范本，应当对涉及权利义务关系的条款进行认真审查，根据实际情况进行适当修改。有关的科研合同，项目委托单位有格式合同和专门要求的,可根据实际情况采用。

第十八条 合同范本应当经相关部门会签方可使用。如无修改，可不再重复审核。凡未经审定的合同范本，原则上不得直接作为签约文本。

第十九条 订立合同，除即时清结方式或者学校另有规定的情形外，一律采用书面形式。

第二十条 合同的语言应当准确、严谨、简练和规范，禁止使用模糊表述。

合同中的术语、特有词汇和重要概念应当设专款解释。

合同中涉及数字、日期时应当注明是否包含本数，涉及金额的数字应当同时附上大写。

第二十一条 合同条款应当完备、严密，除根据法律规定或者按合同性质必须具备的条款外，还可以根据具体情况约定其他条款。合同一般应当包括以下条款：

（一）当事人；

（二）标的；

（三）数量；

（四）质量；

（五）价款或者报酬；

（六）履行期限、地点和方式；

（七）违约责任；

（八）解决争议的方法；

（九）签订时间、有效期限；

（十）其他根据高校合同的特点、种类和标的等应当具备的条款（包括但不限于基于政策变更的调整条款，合同正副本的份数，补充协议和附件的效力，合同是否需要公证，合同中的定义条款，合同的生效条件，技术、商业秘密、知识产权的保护等）。

第二十二条 合同约定的有效期限原则上不得超过五年，如确需签订超过五年（含自动续约后的总期限）的长期合同，应当报请校长审批。

第二十三条 合同有关争议的解决，一般情况下，应当约定由我方所在地有管辖权的人民法院管辖。

第二节 合同协商、谈判

第二十四条 合同承办单位在合同协商、谈判前，应当指明具体承办人负责合同的协商工作。

对于影响重大、专业技术或者法律关系复杂的合同，合同承办单位应当报请学校组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判,必要时可聘请外部专家参与相关工作。

协商、谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保存。

第二十五条 合同承办单位和承办人应当在合同协商、谈判前进行充分准备，制定工作预案，确定谈判策略；在协商、谈判过程中，应当及时向合同归口管理部门、主管校领导或者校长报告工作进展，遇有重大问题需要请示学校决策的,应当及时提请学校会商研究，工作中可根据需要随时就有关问题征求相关部门和专家的意见，争取和维护学校权益。

第二十六条 合同承办单位应当在合同协商、谈判的早期阶段组织对合同所涉项目进行可行性论证，认真评估合同签订以及履行中的预期收益和风险，形成明确具体的可行性分析论证意见和结论。法律法规和政策对项目评估分析有明确要求的，应当严格遵照执行。

第二十七条 合同承办单位及其承办人应当审查合同相对方的主体资格和履约能力，要求合同相对方出具相应的授权委托书、法人登记证、营业执照、经营许可证、资产负债表、银行资信证明等能够证明其身份、资信的有关文件，必要时应当要求对方提供相应的担保。

合同承办单位和承办人应当详细调查、了解和掌握合同相对方的下列情况：

（一）主体资格是否真实、合法、有效；

（二）资信情况是否全面、可靠；

（三）履约能力是否有保证；

（四）合同标的的真实性；

（五）代理人的代理事项、权限和代理期限是否明确、有效;

（六）应当掌握的其他相关情况。

合同相对方履约能力或者资信状况有瑕疵的，不得与其签订合同；必须签订合同时，应当要求其提供合法、真实和有效的担保。其中，以保证形式作出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的法人实体，并应当对担保人适用前款规定进行审查。

第二十八条 在合同协商、谈判过程中，应当遵守法律对要约和承诺的规定。对协商、谈判过程中往来的所有数据和资料，要妥善保存。如有不同意见，应当及时回复对方，以免延误造成损失。

第四章 合同审查和签订

第一节 合同审查

第二十九条 合同在签订之前，合同承办单位和承办人应当将合同草案以及与合同有关的证明材料提交合同归口管理部门进行审核，具体审核流程按照各合同归口管理部门制定的合同管理实施细则或者合同管理制度执行，审核通过的合同按照规定签署。

报请签署的合同应当做到主体适格、内容合法、条款齐全、手续完备、权利义务明确、责任清楚、文字表述准确无歧义，合同内容准确反映学校意图，符合学校利益。

第三十条 合同归口管理部门审核合同草案时，应当要求合同承办单位书面说明合同目的、合同谈判的背景和过程、合同的具体承办人、可行性分析论证情况、合同执行的预期与设想和相关业务主管部门的意见等内容，必要时可以要求提供主管校领导的意见、校长的意见。

对于标的额较大、法律关系特别复杂的合同，合同归口管理部门可通过法律顾问审查、多部门会商协调、专家风险评估等方式进行论证。

第三十一条 合同归口管理部门审核的合同草案，同时涉及其他业务部门管理事项的，合同归口管理部门应当根据合同管理权限，与相关业务部门协调确定业务审核流程。

第三十二条 合同归口管理部门对合同进行业务审核时，主要审核合同的可行性、经济性，合同的业务风险，合同事项的有效管控，合同的业务管理责任等。

涉及财务收支的合同，财务处负责对合同所涉及的结算方式、开支范围等财务条款的合理性和合规性进行审核，提出意见。涉及资产变动的合同，资产设备处应当负责对合同所涉及的资产权属的明确性、资产审批手续的完备性等进行审核，提出意见。

第三十三条 审核意见应当明确、具体，禁止使用“原则同意”“基本可行”等模糊性语言，上述语言的使用，视为对合同草案的否定。

第三十四条 合同归口管理部门和业务主管部门一般应当在三个工作日内提出审核意见，遇有需要调查核实有关事项或者对有关问题作深入讨论分析等特殊情况的，可以适当延长审核时间。

如承办单位对审核意见存在不同意见，经协商无法达成一致的，由承办单位、合同归口管理部门和业务主管部门依程序报各自主管校领导研究处理，必要时报请校长、董事长裁定。

第三十五条 合同归口管理部门审核后如需向学校法律顾问进行法律咨询，可向董事长秘书办公室申请，经合同归口管理部门负责人签字加盖单位印章后报送董事长秘书办公室，由董事长秘书办公室向法律顾问咨询后出具法律咨询意见。

第三十六条 未列入归口管理的合同，合同承办单位和承办人应当将合同内容涉及学校其他业务主管部门的，由业务主管部门进行业务审核后，由法律顾问进行法律审核，审核通过的合同报送主管校领导签署。

第三十七条 涉及学校“三重一大”决策事项的合同，承办单位或者合同归口管理部门进行业务审核后，由法律顾问进行法律审核，审核通过的合同报送主管校领导、校长、董事长签署。

第三十八条 法律顾问进行法律审核时，主要审核合同内容的合法性、合同条款的完备性。

第二节 合同签订

第三十九条 学校实行合同签署授权制度。董事长、校长在职权范围内，可直接签署合同；学校可授权分管校领导、各合同归口管理部门负责人代表学校签署管理权限范围内的合同。学校可通过规范性文件或者董事长、校长的授权委托书，授权其他人员代表学校签署合同。

授权委托书应当完整填写授权人姓名、授权内容、授权期间等事项并加盖学校法定名称印章。授权代理事项和权限必须具体明确，不得笼统使用“全权代理”等字样。授权委托书签署完毕后，受托人、合同归口管理部门应当留存备案。

没有授权委托书，但董事长、校长在关于合同事项的报告或者请示上批示同意并指明由有关单位或者人员代为签署合同的，视为董事长、校长授权委托。

任何单位和个人不得超越授权范围订立合同。取得授权的被授权人不得转授权。

第四十条 合同归口管理部门可以通过规范性文件或者合同管理实施细则、内部管理制度，授权党政职能部门、群团组织、教学单位、研究机构在其职责范围内以本单位名义对外签订合同。

上述单位依本条规定对外签订合同时，应当由本单位主要负责人签署。

第四十一条 除学校现有的管理规定明确必须以学校名义对外签订的合同外，下列类型的合同未经董事长、校长审批，合同归口管理部门不得授权各单位以本单位名义对外签订：

（一）内容涉及学校校名冠用等重大无形资产使用的合同；

（二）内容涉及与校外单位合作设立或者共建机构、组织的合同；

（三）涉及学校“三重一大”事项的合同；

（四）涉及学校重大资产处置的合同；

（五）与各地级及以上政府的战略合作协议；

（六）重大涉外合同；

（七）其他对学校会产生重大影响的合同。

第四十二条 除按照本办法第三十九条、第四十条和第四十一条规定外，未经学校授权，学校任何内设机构（包括但不限于校内各部门、单位、院（系）、校设研究机构以及各单位内设的科室、研究所、研究中心、学院下设的系、课题组等）和个人不得以学校或者本单位名义对外签订合同。

第四十三条 合同的签署，原则上应当由合同相对方先行签字盖章，或者双方同时签字盖章。

第四十四条 合同的末页应当载有合同正文条款，否则应当标明“此页无正文”字样，以示末页仅为签字盖章页。

禁止将仅有学校签字、盖章却无合同条款的合同末页，交、寄给对方签字盖章。向国家或者地方政府申报科研项目的合同有此情形的，可按项目资助方的要求执行。

第五章 合同履行

第四十五条 合同承办单位和承办人负责合同的履行，及时向合同归口管理部门，必要时向主管校领导、校长或者董事长报告合同履行情况，协调解决或者请求学校协调解决合同履行中遇到的问题，全面维护学校权益。

第四十六条 合同归口管理部门依各自职责，督促和协助合同承办单位依法依约履行合同，根据承办单位的申请和学校要求，协助承办单位解决合同履行中遇到的问题。

合同履行过程中，需要有关部门和单位配合的，合同承办单位可以报告主管校领导进行协调。

第四十七条 合同生效前，承办单位不得实际履行合同。除法律另有规定或者合同另有约定外，不得擅自改变或者转让合同义务。

第四十八条 合同生效后，如对方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，合同承办单位应当及时向其发出要求履行或者采取补救措施的书面函件督促其履行。

如因对方违反合同而使学校遭受损失，应当及时采取措施防止损失扩大，并注意收集、保全相关证据。

如学校无法履行合同，合同承办单位应当立即将相关情况报告主管校领导和合同归口管理部门，积极采取补救措施，减少损失；遇有不可抗力等情况影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，并积极采取措施减少损失，并注意收集、保全相关证据。

第四十九条 合同承办单位和承办人发现签约时的条件发生变化，继续履行合同将给学校造成损失时，应当及时启动预警机制, 告知合同归口管理部门，并向主管校领导、必要时向校长、董事长进行请示，建议变更或者解除合同。

合同承办单位和承办人在收到对方要求变更或者解除合同的通知后，应当及时告知合同归口管理部门，并向主管校领导、必要时向校长、董事长进行请示，做出相应处理。

第五十条 变更或者解除合同，应当符合法定或者约定的条件和形式，同时应当注意以下事项：

（一）合同主体变更，应当征得合同各方同意；

（二）合同中有担保条款的，变更合同应当经原担保方同意并签章予以确认；

（三）合同经过上级主管部门批准的，变更或者解除合同的协议应当报原批准机关批准；

（四）合同经过公证的，变更或者解除合同的协议应当符合原公证合同的约定；

（五）变更或者解除合同的通知或者答复应当在法定或者约定的期限内做出；

（六）变更或者解除合同的协议或者通知应当采用书面形式;

（七）法律法规有特别规定的应当按其规定办理。

第五十一条 变更或者解除合同按照本办法规定的合同签订程序进行，需重新履行本办法规定的合同管理程序。

第五十二条 发生合同纠纷应当争取通过各方协商解决，协商不成的，应当在法律规定的诉讼时效内按照合同约定提起诉讼或者仲裁。学校需要向对方主张权益的，在诉讼时效届满前，合同承办单位可以先行向对方发送主张权益的函件以中断诉讼时效，同时应当注意避免损失扩大。

第五十三条 合同纠纷的解决，一般以合同承办单位为主进行。纠纷发生时，合同承办单位应当及时向主管校领导、必要时向校长和董事长进行报告，并通知合同归口管理部门，同时应当迅速收集相关证据，研究应对的对策和方案，向学校提出解决的建议，经学校同意后进行处理。

合同承办单位处理合同纠纷，应当按照案件授权委托程序取得学校书面授权,未经授权不得向对方做出实质性答复或者承诺。

因合同纠纷引起诉讼或者仲裁的，合同承办单位应当按照学校办理程序的规定，及时依法进行应对和处理，不得拖延。

第五十四条 承办单位和承办人、合同归口管理部门在处理合同纠纷过程中应当维护学校权益，纠纷处理完毕后应当形成书面报告，说明纠纷处理的过程和结果，并应当对发生纠纷的原因作出分析。学校受到损失的，要说明造成损失的原因和责任以及为防止损失所采取的措施等，书面报告应当呈报主管校领导、校长或董事长。

第六章 合同用章

第五十五条 合同用章为学校法定名称印章。禁止在空白合同书上加盖印章。

签署合同应当加盖骑缝章。有附件的合同，附件应当与主合同一起加盖骑缝章。

第五十六条 合同用章应当符合本办法以及《长春光华学院印章管理办法》的规定，未履行相应审批和签署程序的合同，印章管理部门不得加盖印章。

第七章 合同备案和存档

第五十七条 合同承办单位与合同归口管理部门应当按照各自权责负责合同资料的收集、归档与保管工作，加强保密工作，防止合同资料和秘密外泄，建立健全合同资料管理制度。

第五十八条 合同承办单位和合同归口管理部门应当建立合同档案，合同档案包括与合同相关的文字记录、函件、资料等。

第五十九条 合同承办单位和合同归口管理部门应当建立动态的合同台账，加强对合同的跟踪管理。合同台账可记载以下内容：序号、合同号、合同名称、签约单位、签约人、合同标的、合同金额、履行情况以及违约、变更、转让、解除等事项。

第六十条 合同签订以后，合同承办单位应当及时向党政办公室提交一份合同原件进行备案。

第六十一条 对于合同签订、履行以及纠纷处理过程中形成的文件，合同承办单位应当按照及时将有关资料归档。

第八章  监督、检查和责任追究

第六十二条  学校党政办公室和督查处可按照各自权限对学校合同管理工作实施监督、检查与指导，发现问题应当及时进行纠正和查处。

第六十三条 在合同签订、履行过程中，有下列情形之一的,应当追究责任单位和责任人员的责任：

（一）未经授权，擅自对外签订合同的；

（二）超越学校委托权限签订合同的；

（三）应当签订书面合同但未签订的；

（四）签署阴阳合同、恶意拆分合同、恶意倒签合同的；

（五）合同审核部门、管理部门、履行单位和有关人员没有按本办法的规定履行职责的；

（六）与合同相对方或者其工作人员、第三人串通，损害学校利益的；

（七）承办单位或者合同归口管理部门未调查对方资信情况、未审查对方主体资格等关键信息的；

（八）在签订和履行合同中失职、渎职或者以权谋私，使学校利益受到损失的；

（九）在签订和履行合同中泄漏国家秘密、工作秘密或者商业秘密的；

（十）合同用章不符合规定的；

（十一）发生纠纷后，隐瞒情况、不及时汇报、不及时采取措施或者擅自放弃权利的，应当追究对方违约责任而擅自放弃的;

（十二）不按照规定收集、保管合同资料以及将合同提交备案和存档的；

（十三）其他违反法律法规和学校规定，造成学校损失的。

存在上述情形的，未给学校造成损失的，对直接责任人或者负有领导责任的负责人进行批评教育；给学校造成经济损失的，按照学校相关规定追究责任单位和责任人员的行政和经济责任；涉嫌犯罪的，移送司法机关追究法律责任。

第九章 附 则

第六十四条 本办法党政办公室负责解释。

第六十五条 本办法自发布之日起施行。《长春光华学院合同管理办法》（长春光华校字〔2017〕14号）同时废止。

 

附件： 附件：长春光华学院合同管理流程图.docx