长春光华学院声像档案管理规定

为加强我校声像档案的科学管理，充分发挥声像档案在教学、科研、管理等工作中的作用，更加有效的开发利用声像档案为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合我校实际，制定本规定。

第一条 声像档案是指反映学校教育活动和历史发展,具有保存价值的各种以声音、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料的历史记录。

 第二条 声像档案实行档案室集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。任何单位和个人不得私自保管或拒绝归档。

第三条 声像档案属于特殊载体档案，其记录形式以及制作方法，保管条件、利用方式均和纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理、特殊管理和特殊利用。

第四条 形成声像档案的各单位、各部门，要把声像档案的形成、积累、归档工作与各项管理工作紧密结合，并纳入有关部门的管理制度和岗位职责中，实行声像材料制作工作和建档工作同步管理。

第五条 校内形成声像档案的各单位、各部门，均为整理归档单位,分工归口归档。两个以上单位共同制作的，由主办单位整理归档。

第六条 外单位制作的反映学校活动的声像材料，由学校主办该项活动的单位、部门负责收集、整理归档。

第七条 声像档案归档的主要内容是学校在各项专题活动中形成的照片、音像等各种载体的文件材料。（具体归档范围及保管期限详见附件1）

第八条 归档的声像档案，要载体质量优良；效果清晰，并能反映事件主要内容和真实面貌；局部划伤、断裂者，应及时修补、粘连；生霉、发潮要及时采取相应技术手段进行处理；文字说明要字迹工整，表述准确、简练。

第九条 整理归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，注意其成套性的特点，保持不同声像载体之间的有机联系，便于查考利用并结合内容、载体类型、尺寸等分门别类归档。

第十条 声像档案整理归档，要附以文字说明。照片文字说明包括内容、事件、地点、人物、制作者等。其它载体形式文字说明包括题名、录制时间、播放时间、内容简介、制作单位和人员等，采用A4纸张打印（具体样式详见附件2）。

第十一条 声像档案的归档编目。同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法；同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始记录，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。

第十二条 声像制作材料和声像制品的分类号要与文字材料的分类号互相照应，互记参见。

第十三条 照片文件要求是未经修改过大小及像素的JPEG格式，图像清晰、完整。重要活动、会议的录音、录像统一刻录在光盘上。音频文件一般采用MP3格式，视频文件采用MPEG2格式。采用DVD刻录光盘时应选择“一次性写入”方式，光盘背面应采用油性笔标明光盘内容。

第十四条 声像档案的密级划分，按纸质文件密级划分的有关规定执行。

第十五条 声像档案归档时间为次年六月底以前，重大活动或重大事件形成的声像档案，工作结束后一个月内归档，学生毕业照片应在当年九月底前归档，个人拍摄的声像材料可随时归档。

第十六条 要定期检查声像档案的保管状态，及时进行必要的修补、复制、除尘；声像载体档案在保管一定时间后，应及时转录和复制。

第十七条 在管理上，应根据声像档案载体的化学成分、物理性能等特点，进行科学的管理。库房温湿度应控制在最适合的范围内，并做到防尘、防潮、防霉、防磁、防光、防火、防鼠、防蛀等。

第十八条 对已经入库的声像档案，任何人不得私自销毁、涂改和剪辑。

第十九条 本规定自发布之日起施行。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1：

长春光华学院声像类档案归档范围和保管期限表

SX11  综  合

SX12  声像载体

 

附件2：

长春光华学院声像类档案