长春光华学院文件材料整理归档 工作规范

为了提高我校档案工作的业务建设，逐步实现我校文件材料整理归档工作的规范化，根据《高等学校档案管理办法》、《归档文件整理规则》、《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等相关法规，结合我校实际，特制定本规范。

1．文件材料整理归档工作基本原则

1.1 本规范所称文件材料，是指学校在日常管理活动中直接形成的、办理完毕、具有保存价值的各种纸质文件材料。

1.2 文件材料必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

1.3 文件材料的整理归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各单位、各部门的计划和规划，纳入议事日程和管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收归档工作。 

1.4各单位、各部门负责人分管本单位、本部门的档案工作，并确定适当的兼职档案人员，认真做好本单位、本部门档案的收集整理归档工作。

1.5 要努力实现档案工作的科学化管理，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥档案的作用。

2. 文件材料整理归档范围的确定

2.1 确定的原则

2.1.1 归档的文件材料必须对学校当前与长远具有参考作用，凭证作用和研究价值。

2.1.2 归档的文件材料必须反映学校党、政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

2.1.3 归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。

2.2 归档的主要内容和重点

2.2.1 归档的主要内容包括党务、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会等系统内容，具体归档范围见《长春光华学院档案归档范围及保管期限》。

2.2.2 归档的重点以学校日常管理活动中形成的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

2.3 不归档的文件材料

2.3.1 上级机关普发供参阅，不办的文件材料。

2.3.2 上级机关发来供工作参考的抄件。

2.3.3 上级机关征求意见未定稿的文件。

2.3.4 重份文件。

2.3.5 无查考利用价值的事务性、临时性文件。

2.3.6 未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件，一般性文件的历次修改稿，打印文件的各次核对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。

2.3.7 从正式文件上摘录的供工作参阅的非证明材料。

2.3.8 学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。

2.3.9 为参考目的从各方面收集的文件材料。

2.3.10 非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

以上某些方面如果需要，也可自行作资料暂存。

3. 文件材料的部门整理归档制度

3.1 我校档案工作实行各单位、各部门整理归档制度。学校各单位、各部门的兼职档案员在平时要做好文件材料的收集整理归档工作。

3.2 学校档案室对各单位、各部门文件材料的整理归档工作进行业务指导、监督和检查。

3.3 网上著录是各单位、各部门整理归档工作的组成部分，可随时进行网上归档。

4. 文件材料的整理归档流程

4.1 形成与积累

4.1.1 学校各单位、各部门均为整理归档单位，分工归口整理归档。

4.1.2各单位、各部门的兼职档案员，平时做好文件材料收集、登记、检查工作，根据文件类目分别存放保管。

4.2 整理

4.2.1归档文件的整理原则

各单位、各部门整理归档应按时间、问题、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类整理归档，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门主要职能活动，便于查找利用为原则。

4.2.2 归档文件的整理分工

4.2.2.1 中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的，由党政办公室整理归档，专业性或具体业务性的，由各承办单位、部门整理归档。

4.2.2.2 以党委、学校名义的发文，由党政办公室整理归档。

4.2.2.3 以学校名义签订的重要协议、合同由各承办单位、部门整理归档。

4.2.2.4 党委和学校召开的代表大会，全委会、常委会、扩大会、办公会所形成材料，由党政办公室整理归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位整理归档。

4.2.2.5各单位、各部门学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由报文单位整理归档。

4.2.2.6 两个以上单位、部门共同办理的文件，由主办单位整理归档。

4.2.2.7 重要的人民来信来访材料，由承办单位整理归档。

4.2.2.8 撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案室保存，任何人不得带入其他单位。

4.2.3 归档文件的整理单位

归档文件以“件”为整理单位：一般以每份文件为一件；文件正本与定稿为一件，但定稿过厚不宜装订的，也可单独作为一件，重要文件须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件；正文与附件为一件，如果附件数量较多时，也可各为一件；正文与文件处理单为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可为一件。

4.2.4 归档文件的修整

文件材料装订归档前要对有破损、局部残缺的部分进行修裱；字迹模糊、扩散的应复印并与原件一并归档；对超大纸张加以折叠，但要尽量减少折叠次数，同时折痕处尽量位于文件、图表字迹之外，文件页数较多时，宜单张折叠。

4.2.5 归档文件的装订

4.2.5.1装订顺序按正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；中文文本在前，外文本在后；有文件处理单的，放在最前面排列。

4.2.5.2 除已装订成册不便拆钉的刊物、书籍外，其它一律拆除金属物，采用“三点一线”法装订。边孔位置距上、下纸边为6cm，距左侧纸边1.5cm，以不装订字迹为宜。不易于装订的材料，可用燕尾夹固定后装入档案袋。

4.2.5.3 “件”内各页无论单面或双面只要有书写文字均应一面编写一个页号，页号位置在正面的右上角，背面的左上角，用铅笔书写。

4.2.6 归档文件的分类

4.2.6.1分年度。一般文件均以签发日期（即落款日期为准）判定所属年度；计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，按文件签发日期（即落款日期）判定文件所属年度；跨年度的会议文件，处理案件材料，应归入办结年度；正本与定稿、原件与复制件、来文与复文为一件时,“件”的日期以装订时排在前面的文件的日期为准；按学年处理的文件归入专门年度。

4.2.6.2分问题。将文件按其内容所反映的问题、事物分开。（具体参照附件1）

4.2.6.3 分期限。将文件按照规定的不同保管期限分开。

4.2.7 归档文件的排列

归档文件的排列遵照“事由原则”:在分类方案的最低一级类目（保管期限）内，将属于同一事由的文件先按时间顺序排列在一起，再按照不同事由的文件形成时间的先后顺序进行总体排列；会议文件、统计报表、内部刊物等成套性文件可集中排列。

4.2.8 归档文件的编号

4.2.8.1 全宗号：长春光华学院，具体标标识为GH。

4.2.8.2 年度：文件形成和处理年度，填写时采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示。

4.2.8.3 分类号：由一、二、三级类目代号组成，二级和三级类目之间采用间隔符号“·”间隔。一级类目具体标识为各大类目名称主词汉语拼音的第一个字母缩写；二级类目的标识，采用“双位制”，如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13 ... ...99，但10、20… …等带“0”的数字不用；三级类目为各单位、各部门机构代码，具体标识与二级类目相同。（具体参照附件1、2）

4.2.8.4 保管期限：分为永久、长期、短期3种，简称为“永、长、短”，填写时直接采用简称。

4.2.8.5 件号：即文件的排列顺序号，应在同一年度、同一问题内，按照保管期限为永久的文件材料在前，其次是长期、短期的顺序从“1”开始逐渐流水编号。

4.2.8.6 归档文件编号形成后加盖归档章，并用黑色碳素笔填写相关项目。归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置；如此处被占用，可改在首页的其他空白位置；公文有签发单或者收文有文件传阅单的，可放在最前面作为首页加盖归档章；文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。归档章不要压住文件字迹，也不宜与批示文字交叉。具体填写格式为：

全宗号	年    度	件    号
分类号	保管期限	页  数

4.2.9 归档文件的编目

4.2.9.1 件号：文件排列顺序号。

4.2.9.2 文号：文件的发文字号。

4.2.9.3 责任者：文件末尾的署名者，而不是承办者。

4.2.9.4 题名：文件标题一般照实抄录，不要随意更改和简化，但没有标题或标题不能反映文件内容的，要自拟或重新拟写，重拟和自拟的标题，要外加[ ]号。

4.2.9.5 日期：以8位阿拉伯数字标注年月日（如：20160101），没有日期的要考证清楚后填写。

4.2.9.6 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面均为一页。

4.3 归档时间

4.3.1 党政管理、外事、出版类档案文件材料于次年六月底以前完成归档工作。      

4.3.2 教学类档案中综合性文件材料于次年六月底以前完成归档工作；按学年度归档的文件材料于当年九月底以前完成归档工作。        

4.3.3 科研、基建类档案中综合性文件材料于次年六月底以前完成归档工作；具体的科研、基建项目在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成归档工作。        

4.3.4 财会类档案中综合性文件材料于次年六月底以前完成归档工作,会计核算材料由财务处保管两年后于次年六月底以前完成归档工作。

4.3.5 仪器设备类档案中综合性文件材料于次年六月底以前归档；仪器设备项目文件材料在设备验收完毕投入使用后两个月内、引进设备在索赔期满后两个月内归档。

4.4 归档验收

4.4.1 各单位、各部门兼职档案员在规定时间内完成文件材料收集整理，检查核对后，可申请向学校档案室移交，档案室人员初步审核通过后，可正式将归档文件移交。

4.4.2 移交档案时需备有档案实体，文件目录一式三份，归档单位、部门兼职档案员、单位、部门负责人签字，并加盖公章；交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否齐全、完整，排列、书写等是否符合要求，凡不符合规定者，接收人可暂不接收并要求改正补交；如无误，接收人签字，填写移交档案当天日期，并加盖学校档案室公章。移交的文件目录学校档案室与归档单位分别留存。

4.5 归档装盒

填写盒内备考表。文件情况说明一栏，应填写文件材料缺损、修改、补充、移出等情况；整理人一栏，由归档部门兼职档案员签名；检查人一栏，由归档单位、部门负责人对归档文件整理质量检查后签名，并按照要求装盒，填写盒脊内容。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1：           

长春光华学院档案实体分类表

（一级、二级类目表）

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件2：

长春光华学院各单位、各部门代码一览表

（三级类目表）

 

附件3：

归档文件目录

 

附件4：

备  考  表   盒内文件情况说明：                                       整理人：  检查人：                 年        月    日